In deze privacykennisgeving (“Kennisgeving”) wordt uitgelegd waarom Koramic Investments NV (“Koramic”, “wij”, “ons”, “onze”) uw persoonsgegevens verwerkt wanneer u:

1. onze website (“Website”, [www.koramic.be]) of sociale media bezoekt en met ons contact opneemt via telefoon, email of ander communicatiekanaal;
2. met ons zaken doet;
3. bij ons solliciteert;

en welke rechten u heeft met betrekking tot deze verwerkingen.

1.         Gebruik van cookies en gelijkaardige technologieën

Wanneer u onze Website gebruikt, zult u merken dat we gebruik maken van cookies en soortgelijke technologieën. Dergelijke technologieën zorgen ervoor dat informatie op uw apparaat wordt geplaatst of dat informatie die al op uw apparaat stond, wordt verzameld. De cookies die wij gebruiken, zijn in principe alle noodzakelijk voor het gebruik van onze Website en voor zover er persoonsgegevens verwerkt worden, beroepen wij ons op ons legitieme belang om een gebruiksvriendelijke Website aan te bieden. Deze informatie wordt slechts gedeeld met de IT leveranciers die ons helpen met onze Website en wordt slechts gedurende uw bezoek bewaard.

We maken echter ook gebruik van statistische cookies geplaatst door Google (Analytics Tools & Solutions for Your Business – Google Analytics). Beperkte, gepseudonymiseerde persoonsgegevens zoals een deel van uw IP adres zal gedeeld worden met Google. Hiervoor vragen wij u om uw toestemming. U kan uw toestemming steeds intrekken. Daarvoor volstaat om de Google Analytics cookies te verwijderen. De cookies blijven in ieder geval gedurende 1 jaar op uw toestel bewaard. U geniet verder ook van alle toepasselijke rechten betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens zoals verder in deze Kennisgeving wordt uitgelegd.

2.         Wie is verantwoordelijk en waarvoor?

1. Koramic Investments NV, een vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te 8500 Kortrijk, België, Kapel ter Bede(Kor) 84, ingeschreven onder nr. 0405.371.512, BTW-nummer BE0405.371.512, in het RPR te Gent, afdeling Kortrijk is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals omschreven in deze Kennisgeving.
2. Als u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens zoals hierin beschreven of over de inhoud van deze Kennisgeving, kunt u contact met ons opnemen via e-mail op privacy@koramic.be
3. Wij behouden ons het recht voor deze Kennisgeving naar eigen inzicht en van tijd tot tijd te wijzigen, aan te vullen of geheel te herzien. Wij zullen u via de Website op de hoogte brengen van dergelijke wijzigingen, aanvullingen of herzieningen voordat deze wijzigingen, aanvullingen of herzieningen van kracht worden. Als wij vertrouwen op uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens, wordt u expliciet gevraagd, voor zover de wijzigingen, aanvullingen of herzieningen betrekking hebben op de verwerking op basis van uw toestemming, om toestemming te geven met de gewijzigde, aangevulde of herziene Kennisgeving voordat de wijzigingen, aanvullingen of herzieningen van toepassing zijn op onze verwerking van uw persoonsgegevens.
4. Ongeacht uw hoedanigheid onder deze Kennisgeving (bezoeker van de website of social media-pagina, sollicitant, klant of leverancier), zullen we uw persoonsgegevens altijd verwerken voor de volgende doeleinden:
   1. om bedrijfstransacties zoals fusies, overnames of splitsingen te kunnen voorbereiden en uit te voeren, waarvoor we ons beroepen op ons legitieme belang om dergelijke transacties aan te gaan;
   2. om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
   3. om te voldoen aan elk redelijk verzoek van bevoegde functionarissen of vertegenwoordigers van de politie, gerechtelijke autoriteiten, overheidsinstanties of -organen, met inbegrip van bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten, waarvoor we ons beroepen op onze wettelijke verplichtingen;
   4. om uw persoonsgegevens op initiatief van Koramic over te dragen aan de politie of gerechtelijke autoriteiten in het geval van een redelijk vermoeden van een illegale handeling of overtreding van uw kant, of te gebruiken in juridische procedures of andere vormen van geschillenbeslechting ten titel van bewijs, waarvoor wij ons beroepen op ons legitiem belang om onze belangen te kunnen verdedigen.

3.         U bezoekt onze Website of sociale media pagina’s of neemt contact met ons op via telefoon, e-mail of ander communicatiekanaal

1. Telkens wanneer u onze Website bezoekt, verzamelen wij technische informatie met betrekking tot het apparaat dat u gebruikt, zoals uw IP-adres en browsertype.

Dergelijke informatie wordt ook verzameld wanneer u onze sociale mediapagina’s bezoekt, maar dan is de aanbieder van de sociale mediadienst verantwoordelijk voor deze verzameling. Ga naar de privacykennisgeving van deze aanbieders van sociale media voor meer informatie over hoe zij uw persoonsgegevens verwerken.

Deze persoonsgegevens worden maximaal zes maanden bewaard.

2. Wanneer u met ons contact opneemt via telefoon, e-mail of ander communicatiekanaal, verzamelen wij:
   1. de basisidentiteitsgegevens die u ons verstrekt, zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, bedrijf waarvoor u werkt, uw functie;
   2. de inhoud van uw communicatie en de technische informatie van uw communicatie (de persoon met wie wij van onze kant communiceren, de datum en tijd, enz.)
   3. uw voorkeuren met betrekking tot de ontvangst van onze e-mailcommunicatie;
   4. alle andere persoonsgegevens die u aan ons verstrekt.
3. Alle bovenstaande persoonsgegevens ontvangen we rechtstreeks van u.
4. Koramic verwerkt uw persoonsgegevens wanneer u met ons communiceert via telefoon, email of een ander communicatiekanaal voor de volgende doeleinden:
   1. uw vragen, verzoeken of andere mededelingen te beantwoorden;
   2. u informatie te verstrekken over onze producten, diensten en activiteiten;
   3. onze website, sociale mediapagina’s, bedrijf, werknemers, bedrijfsmiddelen en informatie veilig te houden;
   4. statistische analyses te maken over het gebruik van onze communicatiekanalen;
   5. onze diensten of bedrijfsprocessen te verbeteren of nieuwe producten of diensten te ontwikkelen.

Voor alle bovenstaande doeleinden baseren we ons op ons legitieme belang om uw persoonsgegevens te verwerken om normale zakelijke communicatie te kunnen voeren en te communiceren over onze diensten en activiteiten, om te begrijpen hoe onze communicatiekanalen worden gebruikt en om ons als bedrijf te ontwikkelen.

Uw persoonsgegevens zullen bewaard blijven voor zolang dat nodig en nuttig is in het licht van de gevoerde communicatie.

4.         U doet zaken met ons

1. Naast interacties die we met u kunnen hebben als gevolg van uw gebruik van onze website, sociale media pagina’s of communicatie via e-mail, telefoon, fax of chat, ontvangen we ook persoonsgegevens rechtstreeks van u of van het bedrijf waarvoor u werkt, wanneer u zaken met ons doet. Het gaat om de volgende gegevens:
   1. uw basisidentiteitsgegevens zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, bedrijf waarvoor u werkt, uw functie;
   2. de inhoud van uw communicatie en de technische informatie van uw communicatie zelf (de persoon die van onze kant communiceert, de datum en tijd, enz;)
   3. betalings- en factuurgerelateerde gegevens.
2. Koramic verwerkt uw persoonsgegevens om:
   1. bestellingen te verwerken;
   2. normaal relatiebeheer te kunnen voeren;
   3. normale interne managementrapportageactiviteiten uit te voeren.

Voor het eerste doeleinde verwerken wij uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is om met u tot een overeenkomst te komen en deze overeenkomst uit te voeren. Als u een bedrijf vertegenwoordigt, baseren we ons op ons gerechtvaardigd belang om de contactgegevens te verwerken van de mensen die onze zakenrelaties vertegenwoordigen. Voor de andere twee doeleinden is de verwerking gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om ons bezig te houden met normale bedrijfsvoering en relatieopvolging. Uw persoonsgegevens zullen bewaard worden gedurende de ganse duurtijd van de zakenrelatie en tot tien jaar na afloop ervan.

5.         U solliciteert bij ons

1. Wanneer u solliciteert voor een job via e-mail, verzamelen en verwerken wij de volgende categorieën van persoonsgegevens:
   1. uw basisidentiteitsgegevens (bv. naam, e-mailadres, postadres);
   2. de inhoud van uw communicatie en de technische details van de communicatie zelf (met wie van ons u correspondeert, de datum, tijdstip, enz.);
   3. eventuele bijlagen die u ons toestuurt, zoals uw CV en alle inhoud van uw CV.
2. Koramic verwerkt uw persoonsgegevens om:
   1. uw sollicitatie te kunnen verwerken;
   2. u eventueel uit te nodigen voor een gesprek;
   3. om eventueel een arbeidsovereenkomst te kunnen afsluiten;
   4. om een wervingsreserve aan te leggen.

Voor de eerste drie doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is om met u tot een overeenkomst te komen. Indien u niet wordt weerhouden en niet wenst opgenomen te worden in de wervingsreserve, zullen wij uw persoonsgegevens zes maanden bijhouden voor bewijsdoeleinden en worden ze vervolgens gewist. Indien u wordt weerhouden, zijn de bewaartermijnen voor werknemersgegevens van toepassing.

Voor het laatste doeleinde zullen wij om uw toestemming vragen die u op ieder moment mag intrekken. Indien u toestemming geeft, bewaren wij uw persoonsgegevens voor één jaar in onze wervingsreserve.

6.         Ontvangers van persoonsgegevens

1. Wij delen uw persoonsgegevens binnen de Koramic groep waarvan wij deel uitmaken mee, alsook aan onze dienstenleveranciers (bv. IT dienstenverstrekkers, juridische adviseurs, boekhouders, banken, verzekeraars, enz.). en met overheidsinstanties voor zover dit noodzakelijk is voor de hierboven genoemde doeleinden. In elk geval garanderen wij dat uw persoonsgegevens door de entiteiten binnen onze groep zullen worden verwerkt in overeenstemming met deze Kennisgeving.
2. Als u onze sociale media pagina’s gebruikt, worden uw persoonsgegevens ook verwerkt door sociale media service providers. Meer informatie over hoe zij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u vinden in hun respectievelijke kennisgevingen, zoals hierboven uitgelegd.
3. Uw persoonsgegevens worden in principe niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte. Indien dit toch zou gebeuren, dan nemen wij de nodige maatregelen zoals de Standaardbepalingen van de Europese Commissie om zeker te zijn dat uw persoonsgegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte beschermd worden.

7.         Kwaliteitsgaranties

1. Koramic zal alleen die persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden die zijn opgesomd in de Kennisgeving.
2. Koramic zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang of diefstal en tegen onopzettelijk verlies, wijziging of vernietiging. Alleen het personeel van Koramic, haar gelieerde vennootschappen of haar externe verwerkers die op de hoogte moeten zijn van uw vertrouwelijke gegevens, hebben toegang tot deze gegevens en zijn onderworpen aan strikte geheimhoudingsverplichtingen. U begrijpt echter dat veiligheid en beveiliging slechts inspanningsverplichtingen zijn die nooit kunnen worden gegarandeerd.

8.         Uw rechten

1. Recht op toegang – U heeft het recht om toegang te vragen tot alle door ons verwerkte persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Om dit verzoek te kunnen honoreren, moet u uitleggen tot welke gegevens u toegang wilt hebben. Wij behouden ons het recht voor om een administratieve vergoeding in rekening te brengen voor meerdere opeenvolgende verzoeken om toegang die duidelijk worden ingediend wegens overlast of schade voor ons.
2. Recht op correctie – U heeft het recht om te vragen dat uw persoonsgegevens die onjuist zijn, gratis worden gecorrigeerd. Indien een verzoek om correctie wordt ingediend, dient dit verzoek vergezeld te gaan van een bewijs van de foutieve aard van de gegevens waarvoor correctie wordt gevraagd.
3. Recht op verwijdering – U heeft het recht om te verzoeken dat uw persoonsgegevens worden verwijderd indien deze niet langer nodig zijn in het licht van de hierboven beschreven doeleinden of indien de verwerking als onrechtmatig zou zijn. U dient er echter rekening mee te houden dat wij een verzoek tot verwijdering zullen afwegen:
   1. tegen onze zwaarwegende belangen of die van een derde partij voor zover dat wettelijk is toegestaan;
   2. tegen wettelijke of reglementaire verplichtingen of overheids- of gerechtelijke bevelen die in strijd kunnen zijn met een dergelijke verwijdering.

In plaats van verwijdering kunt u ook vragen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken wanneer (a) u de juistheid van die gegevens betwist, (b) de verwerking onrechtmatig is of (c) de gegevens niet langer nodig zijn voor de hierboven geschetste doeleinden, maar u ze nodig heeft om u te verdedigen in een gerechtelijke procedure.

4. Recht van verzet – U hebt het recht zich te verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens, maar u moet de ernstige en gerechtvaardigde redenen die verband houden met uw specifieke omstandigheden en die een dergelijk verzet rechtvaardigen, toelichten. Deze uitleg is niet nodig wanneer u zich verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.
5. Recht op gegevensoverdraagbaarheid – U hebt het recht om een kopie van de door u verstrekte persoonsgegevens op te vragen in een gestructureerd, veelgebruikt, machinaal leesbaar formaat.
6. Hoe u uw rechten kunt uitoefenen – Als u een verzoek wilt indienen om een of meer van de hierboven genoemde rechten uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar privacy@koramic.be voor alle zaken met betrekking tot de rechten van de betrokkenen. Een e-mail met het verzoek om een recht uit te oefenen mag niet worden geïnterpreteerd als toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens die verder gaat dan wat nodig is voor de behandeling van uw verzoek.

In een dergelijk verzoek moet duidelijk worden aangegeven welk recht u wenst uit te oefenen en welke de redenen daarvoor zijn, indien dit wettelijk verplicht is. Het moet ook gedateerd en ondertekend worden en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van uw geldige identiteitskaart die uw identiteit bewijst. Dit vragen we om te voorkomen dat onbevoegden misbruik maken van uw rechten.

Wij zullen u onmiddellijk op de hoogte brengen van de ontvangst van dit verzoek. Indien het verzoek geldig blijkt te zijn, zullen wij u zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is en uiterlijk dertig (30) dagen na ontvangst van het verzoek hiervan op de hoogte stellen.

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, kunt u altijd contact met ons opnemen via het in de eerste alinea van dit artikel genoemde e-mailadres. Indien u niet tevreden bent met ons antwoord, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, namelijk de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).